รายงานการประชุมการจัดงานดนตรีเทอดพระเกียรติ 2/2016

รายงานการประชุมสมาคมไทยบอสตัน...

รายงานการประชุมการจัดงานดนตรีเทอดพระเกียรติ 2/2016

Postby Tosak » Tue Nov 29, 2016 6:26 pm

รายงานการประชุมการจัดงานดนตรีเทอดพระเกียรติ
ครั้งที่ 2/2016
วันเสาร์ที่ 12 พฤศจิกายน 2559
ร้าน Victoria Seafood
1029 Commonwealth Avenue, Boston, MA 02215


ผู้เข้าร่วมประชุม

1. คุณวิสูตร ศึกษาการ
2. คุณเชษฏ์ สุวรรณรัตน์
3. คุณศศิวิมล ชำนาญกิจ
4. คุณวิชชุพร จริงจิตร
5. คุณเกียรติกานต์ จันทรกระจ่าง
6. คุณพลวัฒน์ ศิลป์สากร
7. คุณอนุพงศ์ ตั้งพีรชัยกุล
8. คุณณภัทร ขาวไพศาล
9. คุณธนวัฒน์ ศรีชราชัย
10. คุณถนอมสร้อย สรรพศรี
11. คุณอู๋ อานี่ เพชรจัน
12. คุณศุภฤกษ์ ธรรมพิทักษ์
13. คุณสิทธิ เลขาชินบุตร


เปิดประชุมเวลา 23:00 น
วาระที่ 1.แจ้งให้ทราบ

- ความคืบหน้ารายละเอียดสถานที่
ในงานจะมี Live steaming และตากล้องของ Berklee ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ น้องต้นแนะนำว่าตากล้องในงานควรจะมีทั้งหมด 4 คน ซึ่งจะเป็นทีมของ Berklee 2 คน และทีมงานของเรา 2 คน Stage Plan น้องต้นจะเขียน Stage Plot ให้เหมาะกับงานของเราเพื่อเข้าไปคุยเสนอกับทาง Berklee ในสัปดาห์นี้ ส่วน Stage Lighting เราได้น้องปั๊มเข้ามาควบคุมดูแลในงานนี้
ตั๋วเข้าชมงานจะมีทั้งหมด 1,000 ใบ ไม่ใช่ 1,200 ใบตามที่คาดการณ์ไว้ในตอนต้น เนื่องจากทีมวีดีโอของ Berklee จำเป็นต้องใช้เนื่อที่ในการเตรียมงานและวางอุปกรณ์ ซึ่งน้องต้นรายงานในที่ประชุมจากประสบการณ์ตรงว่าเราจะเสียพื้นที่นั่งชมในส่วนนี้ประมาณ 20-30 ที่นั่ง ทั้งนี้ทั้งนั้นเรายังไม่สามารถคาดเดาจำนวนผู้เข้าชมได้ว่าจะมาร่วมงานจำนวนเท่าไหร่ หากมีผู้เข้าชมน้อยกว่าที่คาดการณ์ไว้ เราจะไม่เปิดที่นั่งชั้น 2

- กงสุล และการเชิญแขก VIP
เราจะส่งจดหมายเชิญสถานฑูตทุกที่ โดยเนื้อความในจดหมาย มีวัตถุประสงค์หลักเพือขอความอนุเคราะห์ให้ช่วยประชาสัมพันธ์ต่อคนไทยในเมืองของท่านให้มาร่วมงานของเรา
ในงานจะเชิญแขกผู้ใหญ่ 3 คนขึ้นไปกล่าวบนเวที ซึ่งในที่ประชุมคิดกันไว้ว่าจะมี กงสุลใหญ่นิวยอร์ก(หากมาได้ ถ้าไม่ไม่ได้ก็จะเป็นท่านรองเสาวนิจ) คุณ Joe Mirano กงสุลใหญ่กิตติมศักดิ์บอสตัน และจะติดต่อ President ของ Berklee ขึ้นมากล่าวเกี่ยวกับการจัดงานในครั้งนี้ แต่ถ้าไม่เป็นไปตามเป้าหมายก็จะติดต่อผู้ใหญ่ท่านอื่นอีกต่อไป

- รายได้หลังหักค่าใช้จ่าย
ในตอนแรกเรามีเป้าหมายว่าจะนำไปร่วมกับมูลนิธิ KTBF เนื่องจากท่านรองเสาวนิจ รองกงสุลไทยในนิวยอร์กทักท้วงว่า กองทุนภูมิพล อดุลยเดช เมมโมเรียล ฟันด์ของมูลนิธิ KTBF ถึงแม้ว่า เป็นแนวคิดที่ดีก็จริง แต่ยังต้องการข้อมูลและรายละเอียดเพิ่มเติม เนื่องจากยังไม่ผ่านความเห็นชอบจากสำนักพระราชวัง จึงอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงเป้าหมายในการมอบเงินเพื่อสาธารณประโยชน์ต่อไป ซึ่งในเรื่องนี้ถือว่ายังไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนที่ต้องพิจารณา เพราะในตอนนี้เราต้องการระดมทุนเพื่อมาใช้ในการจัดงานให้เพียงพอเสียก่อน แต่ในวันอังคารที่จะถึงนี้เชษฏ์จะเข้าไปคุยกับทางมูลนิธิ KTBF เพื่อชะลอการมอบรายได้หลังหักค่าใช้จ่ายและรายละเอียดต่างๆ

2. ฝ่ายเหรัญญิกและสปอนเซอร์ พี่อู๋ พี่เกิ้ล เอก
- online donation
- sponsor package
ในตอนนี้เราได้ขอความร่วมมือไปยังร้าน Brown Sugar Pho Basil และร้าน Similan ซึ่งตอบรับการให้ข้าวกล่องกับทีมงานทุกท่าน เพียงแค่เราบอกจำนวนทีมงาน และส่งคนไปรับ

3. ฝ่าย Production เชษฏ์ กิ๊ฟท์

- Stage Manager อู๋ กิ๊ฟ เต้ย

- Media - video teaser พี่เก้อ

- ไอเดีย teaser video ก่อนเข้าเพลง มีการเปลี่ยนแปลงการพูดถึงเพลงแทนการสัมภาษณ์ จะมีการขึ้นชื่อเพลง แนะนำชื่อนักร้องก่อนเข้าเพลงทุกเพลง

- ไอเดีย video/slideshow ประกอบเพลง

- ไอเดียวีดีโอหน้างานพูดความในใจหน้างานแทนการลงนาม

4. ฝ่ายประชาสัมพันธ์ เอก เชษฏ์

- โปสเตอร์ ทาง Berlee ระบุว่าในโปสเตอร์ของเราต้องไม่มีคำว่า Corporate by Berklee และถึงตอนนี้เราก็ยังไม่ได้ข้อมูลที่แน่นอนจาก Berklee ในเรื่องของค่าใช้จ่ายจำเป็นที่มากับ package การเช่าสถานที่ ซึ่งเชษฏ์และน้องๆ นักดนตรีพยายามเข้าไปคุยถามอย่างต่อเนื่อง

- logo ทางที่ประชุม และในห้องสำหรับคุยงานใน facebook มีมติเป็นเอกฉันท์เลือกโลโก้แบบที่ 2 ที่มีคำว่า King โดยมีเลข 9 มงคลแทนตัว G เป็นแบบที่เราจะใช้สำหรับโปสเตอร์ในงาน

- หนังสือเชิญ ทีมงานจะส่งจดหมายเชิญไปยังสถานฑูตต่างๆ เพื่อให้ช่วยอนุเคราะห์ประชาสัมพันธ์ต่อไปยังคนไทยในเมืองนั้นๆ

- page จากเมืองพระราชสมภพ เมื่อเสร็จจากงานนี้เราจะมีการใส่ข้อมูลต่างๆ ลงไปในเพจ ถึงสิ่งที่น่าสนใจต่างๆ เกี่ยวกับบอสตันและในหลวง

- Backdrop จะเป็นรายชื่อสปอนเซอร์

- สูจิบัตร ในตอนแรกคิดว่าจะทำเป็นแค่แผ่นพับ(แบบ To go menu) แต่หลังจากที่น้องมีได้บอกที่ประชุมถึง content เรื่องประวัติเพลงและพระราชประวัติทางด้านดนตรี เราอาจต้องทำเป็นเล่ม ซึ่งจะต้องหารายละเอียดสำหรับต้นทุน และแหล่งการจัดทำต่อไป

5. ฝ่ายสถานที่ จูน เชษฏ์

- การจัดนิทรรศการ
เนื่องจากงานดนตรีเริ่ม 8:00 น. และประตูเปิด 7:00 น. จึงมีเวลาเพียง 1 ชั่วโมงที่จะให้คนเข้าชม ในที่ประชุมจึงมีมติว่าคงจะไม่คุ้มที่จะทำเป็นนิทรรศการเนื่องจากมีเวลาชมน้อยมาก จึงคิดว่าน่าจะฉายเป็นวีดีโอน่าจะง่าย เหมาะสมกับสถานที่และงานมากกว่า ทางเข้างานจึงมีแค่ป้ายสปอนเซอร์ และสถานที่สำหรับผู้เข้าชมในการถ่ายรูป

-โต๊ะลงนาม หน้างานต้องเตรียมอะไรบ้าง อย่างไร ให้ไปคิดและเสนอที่ประชุมในครั้งหน้า
-ต้องหาทีมที่จะพา แขกวีไอพีไปนั่งที่นั่งที่เราเตรียมจัดไว้ใน 3. ถวแรก

- ตกแต่งเวที

- ข้อมูลการติดต่อของทีมงาน Berklee ที่จะต้อง corporate ด้วยในวันงาน

- แผนผังโดยละเอียด ในที่ประชุมน้องต้นได้วาดแผนผังคร่าวๆ เสนอให้ที่ประชุมดู

- ขอติดต่อ Berklee เข้าไปดูสถานที่จริง พร้อมคนที่สามารถอธิบายให้ฟังด้วยตอนระหว่างการดู รวมถึงสามารถบอกข้อจำกัดของการใช้สถานที่แบบโดยละเอียด ขอเป็นวันจันทร์ตอนห้าโมงครึ่งวันที่ 21 Nov ถ้าเป็นไปได้

6. ฝ่ายดนตรี จุล โวลท์

- การซ้อม
กำหนดให้มีการซ้อมรวมนักร้อง นักดนตรีวันแรก 30 พฤศจิกายน ใช้เวลาซ้อม 3 ชั่วโมง เริ่มตั้งแต่เวลา 20:00-23:00 น. นัดครั้งต่อไปคือวันที่ 3 และ 4 ธันวาคม(ซ้อมใหญ่กับสถานที่จริง 2 ชั่วโมง (12:00-14:00น.)

- ค่าใช้จ่ายสำหรับนักดนตรี-นักร้อง
Compensation

Performance &Conductor $100 base fee
Rehearsal $10/hr/person
Outstate travel cost $20/person
Drum rental $70
Arrangers $20/song

- การเดินทางของคนต่างรัฐ
เราจะออกค่าใช้จ่ายสำหรับการเดินทางสำหรับนักร้อง นักดนตรีที่มาจากต่างรัฐ และเชษฏ์จะเปิดบ้านให้นอน มีห้องว่างสำหรับผู้ที่มาจากต่างรัฐ 2 ห้องนอน


7. ฝ่ายสวัสดิการ บุ๊ง

- อาหาร staff จากร้านสิมิรัน
- หา staff มาช่วยฝ่ายสถานที่ นั่งประจำหน้างาน ให้ information แขกที่มาในงาน
- ทำ tag staff

ปิดประชุมเวลา 1:00 น.
ศศิวิมล ชำนาญกิจ ผู้บันทึกการประชุม
Tosak
Site Admin
 
Posts: 2759
Joined: Mon May 06, 2013 10:35 pm

Return to รายงานการประชุมสมาคมไทยบอสตัน

Who is online

Users browsing this forum: No registered users and 1 guest